Chargé·e de projet événementiel lieu de réception

Portrait de Camille

Organisation, écoute et sens du détail sont essentiels pour Camille qui travaille au domaine du T, un lieu de réception près de Toulouse. Chaque semaine, elle accompagne des couples dans la préparation de leur mariage ou des entreprises dans l’organisation de séminaires sur mesure.

Que ce soit avant, pendant et après l’événement, elle s’assure que tout est parfait sur le lieu.

« On rencontre du monde tous les jours dans un cadre absolument incroyable ! »

Le métier de Chargé·e de projet événementiel lieu de réception

Ce professionnel ne conçoit pas l’événement dans son ensemble, mais accompagne les clients dans la mise à disposition du lieu. Il travaille pour un domaine, une salle de réception, un hôtel ou un espace événementiel, et fait en sorte que les conditions d’accueil soient optimales.

Événements privés tels que des mariages, ou encore événements professionnels comme des séminaires, tout est envisageable.

Voici ses principales missions :

Il gère la relation client et les réservations :

• Il accueille les demandes, fait visiter les espaces, présente les prestations proposées.

• Il conseille les clients sur les configurations possibles et les modalités techniques du lieu.

• Il rédige les devis, les contrats, et suit la facturation.

• Il est l’interlocuteur principal tout au long de la préparation.

Il prépare l’accueil logistique du lieu :

• Il vérifie les disponibilités et réserve les espaces demandés.

• Il anticipe les besoins techniques (mobilier, éclairage, accès, sanitaires…).

• Il coordonne les équipes internes du lieu (accueil, ménage, sécurité, maintenance…).

• Il s’assure que les consignes soient claires pour les prestataires du client.

Le jour J, il veille au bon déroulement dans le lieu :

• Il est présent pour accueillir le client, donner les consignes, ouvrir les accès.

• Il s’assure que le lieu est conforme aux attentes : propre, prêt, sécurisé.

• Il reste disponible en cas de besoin, sans intervenir directement dans l’événement.

• Il supervise la remise en état du lieu après l’événement.

Il n’organise donc pas l’événement en entier, mais agit comme un facilitateur logistique et relationnel pour garantir que tout se passe bien dans le lieu qu’il représente.

Avis Wilbi 

Pour bien comprendre ce métier, fais la différence entre l’organisation complète d’un événement (souvent faite par le client ou un prestataire), et la gestion de la mise à disposition du lieu.

Idéalement, un·e chargé·e de projet événementiel lieu de réception se montre : 

• Organisé·e car il faut gérer plusieurs dossiers en parallèle, parfois sur plusieurs mois.

• Accueillant·e et à l’écoute car le relationnel client est au cœur du métier.

• Réactif·ve car il faut répondre rapidement aux demandes et aux imprévus.

• Diplomate car il faut parfois gérer les émotions et les tensions, surtout en événementiel privé.

Au passage, réfléchis bien si (à prendre avec un peu d’humour) :

• Tu veux un métier 100 % assis devant un écran ? Ici, on marche beaucoup et on bouge sur site !

• Tu aimes avoir une routine… car ici chaque journée et chaque événement est différent.

• Tu veux travailler que la journée avec des horaires fixes. Les événements ont souvent lieu le soir ou le week-end et il y a des périodes plus intenses que d’autres.

Avis Wilbi 

Si tu ne te retrouves pas dans toutes ces qualités et ces compétences : c’est normal ! Laisse-toi le temps de les acquérir.

Pour devenir chargé de projet événementiel, plusieurs choix d’études sont possibles afin d’atteindre un niveau Bac+3 minimum, voire un niveau Bac+5 plutôt recommandé. En voici quelques exemples :

Au lycée, il est nécessaire d’obtenir un Bac comme :

• Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)

• Bac général

Avis Wilbi

Les spécialités en lien peuvent être Histoire-géographie, géopolitique et sciences politiques ; Humanités, littérature et philosophie ; Littérature et LCA (langues et cultures de l’Antiquité) ; Langues, littératures et cultures étrangères ; Sciences Économiques et Sociales ; etc. Mais c’est à toi de voir en fonction de tes appétences et de ton projet. Le choix d’enseignement de spécialité est un choix qui appartient à chaque personne, il se construit selon ton profil !

Dans les études supérieures, il existe diverses formations permettant de devenir chargé de projet événementiel pour atteindre le niveau Bac+3 minimum comme :

Des formations de niveau Bac+2, comme :

• BTS Communication

• BTS Tourisme

• BTS Hôtellerie-Restauration

Des formations de niveau Bac+3, que tu peux intégrer directement après un Bac ou après un premier diplôme, comme :

• BUT MMI (métiers du multimédia et de l'internet)

• Licence pro en lien avec le domaine comme Métier de la communication : évènementiel 

• Licence en lien avec le domaine comme Communication ; Information-communication ; Droit ; Economie et gestion ; Tourisme, gestion hôtelière, etc.

• Bachelor d’école de commerce ou de communication (publique ou privée)*

• Bachelor en management hôtelier

Au niveau Bac+5, tu peux te spécialiser davantage et compléter ton parcours, comme :

• Master en lien avec le domaine comme Communication des organisations ; Information, communication ; Communication et événementiel

• Master en tourisme d’affaires ou management hôtelier

• Diplôme d’école de commerce (publique ou privée)* parcours Communication 

• Diplôme de l’IEP (institut d'études politiques) aussi dit « Science po »*

• Diplôme d’école de communication (publique ou privée)*

*A savoir que pour intégrer les IEP, les écoles de commerce ou de communication, il existe différents niveaux d’accès et les modalités d’admission varient d’une école à l’autre. Par exemple, certains postulent directement après le Bac, après une classe préparatoire aux grandes écoles (CPGE) ou après l’obtention d’un diplôme d’études supérieures. L’entrée est sur dossier et/ou sur concours avec une sélection plus ou moins rude.

Avis Wilbi 

Dans ce milieu l’offre de formation est grande, n’hésite pas à te faire accompagner par un professionnel pour t’aider à réfléchir. Beaucoup de formations peuvent se faire en alternance ! Tu peux aller directement sur les sites des écoles afin d’en savoir plus.

Ce métier peut s’exercer dans des lieux très différents :

• Des domaines, châteaux ou manoirs privés

• Des hôtels haut de gamme avec salles de réception

• Des lieux urbains modulables (espaces culturels, centres de congrès…)

• Des agences de gestion de lieux événementiels

• Des restaurants ou rooftops privatisables

Tu peux commencer en tant qu’assistant·e avant de devenir chargé·e de projet, ou responsable de site.

Avis Wilbi

Échanger avec un professionnel est une bonne stratégie pour en savoir plus sur l’insertion professionnelle d’un métier.

Salaire débutant mensuel net : 1 500 € à 1 900 €

Ces chiffres sont là pour te donner une idée, mais garde bien en tête que les salaires sont variables selon les années d’expérience, le type et la taille de l’entreprise, le statut (salarié ou indépendant), la spécialisation, la zone géographique, etc.

Avec de l’expérience, un·e chargé·e de projet événementiel peut évoluer vers :

• Responsable de site / Responsable commercial

• Directeur·rice de lieu de réception

• Gestionnaire de plusieurs sites

• Consultant·e dans la gestion de lieux événementiels

• Créateur·rice de son propre lieu d’accueil (domaine, salle, loft, etc.)

Il peut aussi devenir responsable ou même dirigeant d’une agence événementielle.

Son évolution peut aussi se faire sur l’aspect technique des événements en devenant responsable logistique.

Avis Wilbi

Echanger avec un professionnel est une bonne stratégie pour en savoir plus sur les possibilités d’évolution carrière d’un métier.

Ici on compile quelques références pédagogiques ou divertissantes autour du métier et son univers. Attention, prise de recul nécessaire (notamment sur les films et séries) car ce n’est pas toujours le reflet de la réalité voire stéréotypé… Enjoy !

Films :

• Le sens de la fête (2017), de Éric Toledano et Olivier Nakache

• Le planificateur de mariage (2001), de Adam Shankman

Série :

• Dix pour cent (2015)

Documentaires :

• Homecoming (2019), de Beyoncé et Ed Burke

• Fyre (2019), de Chris Smith

• The First Monday in May (2016), d’Andrew Rossi

Podcasts :

• All Access - Les coulisses de l'événementiel

• Métiers de l'événementiel, l’EM Normandie

• Les faiseurs d'émotions - Le podcast de l'événementiel

• Show Must Go On - Le Podcast de l'Event

• Le So Cute Podcast : Le podcast des jolies fêtes

Magazines et leur site :

• Evenement.com

• L’Evènementiel

Réseaux sociaux :

• levenement.asso, sur Instagram

• jaiunpotedanslacom, sur Instagram

• heavent_paris, sur Instagram

• creapills, sur Instagram

• culturepub, sur Instagram

Sites :

• www.vatel.fr/fr/ecole-hoteliere-bordeaux/presentation-vatel-bordeaux

• www.evenement.com

• www.leblogdelevenementiel.wordpress.com

• www.cultureevenement.com

• www.levenement.org

Un grand merci à Camille de nous avoir présenté son métier !